ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist der Unterschied?

Seit der Einfuehrung der E-Rechnungspflicht im oeffentlichen Sektor und der schrittweisen Ausweitung auf den B2B-Bereich stehen viele Unternehmen vor der Frage: Welches Format ist das richtige? Die beiden relevanten Standards in Deutschland heissen ZUGFeRD und XRechnung. Beide erfuellen die europaeische Norm, unterscheiden sich aber in Aufbau und Einsatzbereich erheblich.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht fuer “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Hinter dem sperrigen Namen verbirgt sich ein hybrides Rechnungsformat: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF-Dokument, in das eine maschinenlesbare XML-Datei eingebettet ist.

Das bedeutet: Der Empfaenger kann die Rechnung ganz normal als PDF oeffnen, lesen und drucken. Gleichzeitig enthaelt die Datei strukturierte Daten, die von Buchhaltungssoftware automatisch ausgelesen und verarbeitet werden koennen. Diese Kombination macht ZUGFeRD besonders praxistauglich, weil es sowohl fuer den Menschen als auch fuer die Maschine funktioniert.

ZUGFeRD liegt aktuell in der Version 2.3 vor und basiert auf dem europaeischen Datenmodell EN 16931 sowie dem internationalen Standard UN/CEFACT Cross Industry Invoice. Die XML-Daten werden als Anhang in das PDF eingebettet, technisch umgesetzt ueber den PDF/A-3-Standard.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard fuer die elektronische Rechnungsstellung an oeffentliche Auftraggeber. Im Gegensatz zu ZUGFeRD handelt es sich um ein reines XML-Format ohne PDF-Komponente. Eine XRechnung ist also keine Datei, die man einfach oeffnen und lesen kann, sondern ein strukturierter Datensatz, der maschinell verarbeitet wird.

XRechnung basiert ebenfalls auf der europaeischen Norm EN 16931, implementiert diese jedoch als reines UBL- oder UN/CEFACT-XML. Der Standard wird vom IT-Planungsrat der Bundesregierung herausgegeben und regelmaessig aktualisiert.

Fuer die Darstellung einer XRechnung in lesbarer Form werden sogenannte Visualisierungskomponenten eingesetzt: XSLT-Stylesheets, die das XML in ein HTML- oder PDF-Dokument umwandeln. Diese Darstellung ist jedoch nicht Teil der eigentlichen Rechnung.

Hybrid-PDF vs. reines XML: Der Kernunterschied

Der fundamentale Unterschied liegt im Ansatz: ZUGFeRD verfolgt eine Doppelstrategie, bei der PDF und XML gemeinsam existieren. Der Mensch liest das PDF, die Software verarbeitet das XML. XRechnung setzt konsequent auf maschinelle Verarbeitung und verzichtet auf die visuelle Komponente.

Fuer kleine Unternehmen hat das praktische Konsequenzen. Wer Rechnungen an andere Unternehmen schickt, profitiert vom ZUGFeRD-Format: Der Empfaenger kann die Rechnung sofort lesen, auch wenn seine Software kein XML verarbeiten kann. Gleichzeitig koennen Empfaenger mit moderner Buchhaltungssoftware die Daten automatisch einlesen.

Wer hingegen Rechnungen an Behoerden, Kommunen oder andere oeffentliche Auftraggeber stellt, muss in der Regel XRechnung verwenden. Hier ist das reine XML-Format vorgeschrieben, und die Uebermittlung erfolgt ueber spezielle Plattformen.

Wann wird welches Format gebraucht?

B2G (Business-to-Government): Fuer Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber ist XRechnung in den meisten Faellen Pflicht. Seit November 2020 muessen Lieferanten des Bundes elektronische Rechnungen im XRechnung-Format einreichen. Viele Bundeslaender haben eigene Regelungen, die ebenfalls ueberwiegend XRechnung vorschreiben. Die Uebermittlung erfolgt ueber Portale wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die OZG-RE-Plattformen der Laender.

B2B (Business-to-Business): Im Geschaeftsverkehr zwischen Unternehmen steht ZUGFeRD aktuell als das flexiblere Format da. Es wird von den meisten gaengigen Buchhaltungsprogrammen unterstuetzt und bietet durch die PDF-Komponente eine natuerliche Rueckfallebene fuer Empfaenger ohne E-Rechnungs-Software. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung ab 2025 schrittweise auch im B2B-Bereich verpflichtend. Hier sind beide Formate zulaessig, solange sie der Norm EN 16931 entsprechen.

Wichtig zu wissen: ZUGFeRD ab Version 2.0 im Profil “XRechnung” ist mit dem XRechnung-Standard kompatibel. Das heisst: Eine ZUGFeRD-Datei im XRechnung-Profil erfuellt auch die Anforderungen oeffentlicher Auftraggeber. Diese Profilwahl macht ZUGFeRD zu einem besonders vielseitigen Format.

Die europaeische Norm EN 16931

Beide Formate basieren auf der europaeischen Norm EN 16931, die ein einheitliches semantisches Datenmodell fuer elektronische Rechnungen definiert. Diese Norm legt fest, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss, darunter Angaben zu Kaeufer und Verkaeufer, Rechnungspositionen, Steuerinformationen und Zahlungsbedingungen.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet alle Mitgliedstaaten, E-Rechnungen im oeffentlichen Beschaffungswesen zu akzeptieren. Deutschland hat diese Richtlinie mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung umgesetzt. Die EN 16931 stellt sicher, dass Rechnungen ueber Laendergrenzen hinweg interoperabel sind, ein wichtiger Aspekt fuer Unternehmen mit europaeischen Kunden oder Lieferanten.

ZUGFeRD-Profile: Von Basic bis XRechnung

ZUGFeRD kennt verschiedene Profile, die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden:

Minimum und Basic WL enthalten nur grundlegende Rechnungsinformationen und eignen sich fuer einfache Anwendungsfaelle mit manueller Nachbearbeitung.

Basic und EN 16931 (auch Comfort genannt) decken die gaengigen Anforderungen an eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ab. Das EN-16931-Profil entspricht dem vollen Umfang der europaeischen Norm.

Extended bietet zusaetzliche Felder fuer branchenspezifische Anforderungen, etwa im Bereich Logistik oder Handwerk.

XRechnung ist das Profil fuer oeffentliche Auftraggeber und entspricht dem gleichnamigen Standard.

Fuer die meisten Dienstleistungsunternehmen ist das Profil EN 16931 die richtige Wahl. Es bietet ausreichend Detailtiefe fuer die automatisierte Verarbeitung und ist gleichzeitig nicht ueberladen mit Feldern, die im Dienstleistungsbereich nicht relevant sind.

Haeufige Fehler bei der Umsetzung

Falsches Profil gewaehlt: Wer an eine Behoerde liefert und ein ZUGFeRD-Basic statt XRechnung-Profil verschickt, wird eine Ablehnung erhalten. Umgekehrt ist ein XRechnung-Format fuer den B2B-Verkehr oft unpraktisch, weil der Empfaenger das XML nicht ohne Weiteres lesen kann.

Pflichtfelder nicht befuellt: Beide Formate haben Pflichtfelder, die ausgefuellt sein muessen, damit die Rechnung valide ist. Dazu gehoeren unter anderem die Leitweg-ID bei Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber und korrekte Steuerkategorien.

PDF und XML inkonsistent: Bei ZUGFeRD muessen die Daten im PDF und im XML uebereinstimmen. Wenn das PDF einen anderen Betrag zeigt als das XML, fuehrt das zu Verarbeitungsfehlern beim Empfaenger.

Was bedeutet das fuer Ihr Unternehmen?

Fuer kleine und mittlere Dienstleister lautet die pragmatische Empfehlung: Setzen Sie auf ZUGFeRD im Profil EN 16931 als Standardformat fuer Ihre Rechnungen. Damit sind Sie fuer den B2B-Verkehr bestens aufgestellt und erfuellen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht.

Sollten Sie an oeffentliche Auftraggeber liefern, benoetigen Sie zusaetzlich die Moeglichkeit, Rechnungen im XRechnung-Profil zu erstellen und ueber die entsprechenden Plattformen einzureichen. Idealerweise erledigt Ihre Software beides, ohne dass Sie sich um die technischen Details kuemmern muessen.

Minutly unterstuetzt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung und waehlt automatisch das passende Profil fuer Ihre Empfaenger. So erstellen Sie konforme E-Rechnungen, ohne sich mit XML-Schemas und Profilauswahl befassen zu muessen.