GoBD-konforme Rechnungen: Checkliste für KMU

GoBD: vier Buchstaben, die bei vielen Unternehmern Unbehagen ausloesen. Die Grundsaetze zur ordnungsmaessigen Fuehrung und Aufbewahrung von Buechern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff klingen sperrig. Aber sie betreffen jedes Unternehmen in Deutschland, egal ob Einzelunternehmer oder Mittelstaendler.

Dieser Artikel erklaert, was die GoBD fuer Ihre Rechnungsstellung bedeuten und gibt Ihnen eine konkrete Checkliste an die Hand.

Was ist die GoBD?

Die GoBD ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das regelt, wie Unternehmen ihre Buchhaltungsunterlagen digital fuehren und aufbewahren muessen. Sie gilt seit 2015 und wurde zuletzt 2019 aktualisiert.

Im Kern geht es um eine Frage: Kann das Finanzamt Ihre Geschaeftsvorfaelle lueckenlos nachvollziehen? Wenn ja, sind Sie GoBD-konform. Wenn nein, kann das teuer werden.

Die GoBD gilt fuer alle steuerlich relevanten Daten, also insbesondere Rechnungen, Angebote, Vertraege, Lieferscheine und die zugehoerige Korrespondenz.

Die fuenf Grundprinzipien

Die GoBD basiert auf fuenf Prinzipien, die Sie kennen muessen:

1. Nachvollziehbarkeit

Jeder Geschaeftsvorfall muss von der Entstehung bis zur Buchung lueckenlos nachvollziehbar sein. Das bedeutet: Wenn das Finanzamt eine Rechnung sieht, muss es den Weg vom Angebot ueber den Auftrag bis zur Zahlung rekonstruieren koennen.

Fuer die Praxis heisst das: Belegnummern muessen fortlaufend sein, Verknuepfungen zwischen Dokumenten muessen erkennbar sein, und die Buchung muss auf den Beleg verweisen.

2. Unveraenderbarkeit

Einmal erstellte Belege duerfen nicht nachtraeglich veraendert werden. Wenn eine Rechnung korrigiert werden muss, darf das Original nicht ueberschrieben werden. Stattdessen muss eine Stornorechnung oder Gutschrift erstellt werden.

Das ist einer der Gruende, warum Word-Dokumente problematisch sind: Sie koennen jederzeit geaendert werden, ohne dass die Aenderung nachvollziehbar ist.

3. Vollstaendigkeit

Alle steuerlich relevanten Unterlagen muessen erfasst und aufbewahrt werden. Das gilt nicht nur fuer ausgehende Rechnungen, sondern auch fuer Angebote, Auftragsbestaetigungen und Geschaeftskorrespondenz.

4. Richtigkeit

Die Aufzeichnungen muessen den tatsaechlichen Geschaeftsvorfaellen entsprechen. Klingt selbstverstaendlich, wird aber zum Problem, wenn manuelle Uebertragungen zu Fehlern fuehren.

5. Zeitgerechte Erfassung

Geschaeftsvorfaelle muessen zeitnah erfasst werden. Die GoBD spricht von zehn Tagen fuer Bargeschaefte und einem Monat fuer unbare Geschaefte. Das woechentliche Zusammensuchen von Belegen am Monatsende ist grenzwertig.

GoBD-Checkliste fuer Ihre Rechnungsstellung

Gehen Sie die folgenden Punkte durch und pruefen Sie, ob Ihr aktuelles System diese erfuellt:

Belegnummern

• Fortlaufend und lueckenlos
• Keine doppelten Nummern
• Nummernkreise sind dokumentiert (z.B. RE-2026-0001)
• Bei Stornierung bleibt die Nummer erhalten und wird als storniert markiert

Unveraenderbarkeit

• Versendete Rechnungen koennen nicht nachtraeglich geaendert werden
• Aenderungen sind als neue Belegversion erkennbar
• Korrekturen erfolgen ueber Gutschriften oder Stornorechnungen
• Das System protokolliert, wer wann welchen Beleg erstellt hat

Aufbewahrung

• Rechnungen werden mindestens 10 Jahre aufbewahrt
• Handels- und Geschaeftsbriefe (Angebote, Auftragsbestaetigungen) mindestens 6 Jahre
• Digitale Dokumente werden im Originalformat gespeichert
• Ausdrucke digitaler Belege ersetzen nicht die digitale Aufbewahrung

Verfahrensdokumentation

• Es existiert eine Beschreibung, wie Belege erstellt, verarbeitet und archiviert werden
• Aenderungen am Verfahren werden dokumentiert
• Die Dokumentation ist fuer Dritte verstaendlich

Datenzugriff

• Das Finanzamt kann bei einer Pruefung auf die digitalen Daten zugreifen
• Daten koennen in maschinenlesbarer Form exportiert werden
• Der Zugriff auf archivierte Belege ist auch nach Jahren moeglich

Pflichtangaben auf Rechnungen

Zusaetzlich zur GoBD muessen Rechnungen die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG enthalten:

• Vollstaendiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Vollstaendiger Name und Anschrift des Rechnungsempfaengers
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum und Leistungszeitraum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
• Zahlungsziel und Bankverbindung

Was passiert bei Nichtbeachtung?

Die GoBD ist kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsvorschrift. Aber die Konsequenzen sind real:

Verwerfung der Buchfuehrung. Wenn das Finanzamt feststellt, dass Ihre Buchfuehrung nicht ordnungsmaessig ist, kann es Ihre Aufzeichnungen verwerfen. Das bedeutet: Das Finanzamt schaetzt Ihren Gewinn. Und diese Schaetzung faellt erfahrungsgemäss nicht zu Ihren Gunsten aus.

Hinzuschaetzungen. Selbst bei kleineren Maengeln kann das Finanzamt Sicherheitszuschaege auf Ihren Umsatz oder Gewinn vornehmen. Bei fehlenden Belegnummern oder Luecken in der Aufbewahrung sind Zuschaege von 5 bis 10 Prozent ueblich.

Vorsteuerabzug gefaehrdet. Wenn eingehende Rechnungen nicht GoBD-konform aufbewahrt werden, kann der Vorsteuerabzug versagt werden.

Bussgelder. Bei Verstoessen gegen die Aufbewahrungspflichten drohen Bussgelder bis zu 25.000 Euro.

Die haeufigsten GoBD-Verstoesse bei KMU

In der Praxis sieht das Finanzamt bei kleinen und mittleren Unternehmen immer wieder die gleichen Probleme:

Word und Excel als Rechnungstool. Beide Programme erlauben nachtraegliche Aenderungen ohne Protokollierung. Das verletzt das Prinzip der Unveraenderbarkeit.

Lueckenhafte Belegnummern. Wenn Sie Rechnungsnummern manuell vergeben, entstehen fast unvermeidlich Luecken. Jede Luecke wirft die Frage auf, ob ein Beleg geloescht wurde.

Fehlende Verfahrensdokumentation. Viele KMU wissen nicht einmal, dass sie eine brauchen. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Sie Ihre Belege erstellen, verarbeiten und archivieren. Sie muss nicht hundert Seiten lang sein. Aber sie muss existieren.

Aufbewahrung nur auf dem lokalen Rechner. Eine Festplatte ohne Backup ist kein revisionssicheres Archiv. Wenn die Platte ausfaellt, sind zehn Jahre Belege weg.

Wie Sie GoBD-Konformitaet praktisch umsetzen

Der wichtigste Schritt: Verwenden Sie eine Software, die GoBD-Konformitaet von vornherein eingebaut hat. Eine gute Loesung bietet:

• Automatische, lueckenlose Belegnummernvergabe
• Unveraenderbare Belege nach dem Versand, mit Aenderungshistorie
• Integrierte Aufbewahrung mit Backup
• Exportfunktion fuer Betriebspruefungen
• Verknuepfung zwischen zusammengehoerenden Belegen

Die Verfahrensdokumentation muessen Sie separat erstellen, aber eine gute Software macht sie deutlich einfacher, weil die Prozesse standardisiert sind.

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